Procedimiento – trámite por parte de la Notaría

Una vez estudiados los anteriores documentos y si la solicitud se ajusta a derecho y cumple con todos los requisitos legales, se siguen las siguientes etapas:

1. El Notario elaborará un Acta de aceptación e iniciación de la sucesión;
2. Posteriormente, se elabora el Edicto Emplazatorio que se fija por un término de diez (10) días en la secretaría de la Notaría;
3. Copia del mismo Edicto se le entrega a los interesados para que hagan la publicación por una sola vez en prensa y radio;
4. Luego se informa de la iniciación de dicho trámite a la Superintendencia de Notariado y Registro (Grupo Actividades Notariales), y así mismo, se le informa a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN y a la Secretaría de Hacienda del Distrito sobre la iniciación de la sucesión, anexando copia de la diligencia de inventarios y avalúos, para que cada entidad se encargue de hacer la investigación si el causante tiene o no deudas pendientes.
5. Estas entidades tienen un término de veinte (20) días hábiles para comunicarle al Notario si existen o no deudas que deban cancelarse. Una vez canceladas dichas deudas (si las hubiere) se expide paz y salvo para que el trámite continúe en la Notaría.
6. Con los respectivos paz y salvos de la Secretaria de Hacienda, DIAN, la publicación del edicto en radio y prensa y los comprobantes fiscales (Impuesto predial y Contribución por Valorización vigentes), el Notario autoriza la solemnización del Trabajo de Partición y Adjudicación que perfeccione la sucesión, cuya escritura pública será firmada por el apoderado de los interesados o por ellos mismos, según sea el caso.
7. Si se trata de una Sucesión Testada con testamento cerrado, la solicitud debe hacerse ante el Notario que autorizó la escritura del testamento cerrado y en cuya custodia se encuentra el mismo.  Si el testamento es abierto, podrá iniciarse la sucesión en una Notaría diferente de la que autorizó la escritura de testamento abierto, pero siempre y cuando sea del lugar del último domicilio del causante.
8. Cualquier interesado presunto en la sucesión puede solicitar la apertura, por ser ésta una diligencia extrajudicial. Hay que demostrar el interés jurídico que asiste al peticionario.